Praxen immer stärker unter Druck: was Ärzte gegen Fachkräftemangel empfehlen

München, 6. Juni 2023 Die unerwartete Kündigung verdienter Mitarbeiter kann den Praxisbetrieb vor enorme Herausforderungen stellen. Ist kurzfristig kein adäquater Ersatz verfügbar, steigt das Arbeitsaufkommen für das verbliebene Team, v.a. am Empfang. Die Wartezeiten für Patienten verlängern sich, schlimmstenfalls werden lange vereinbarte Termine abgesagt.

Weil sich die Suche nach neuen Mitarbeitern häufig schwierig gestaltet  - 85% der Ärzte bewerten die regionale Verfügbarkeit von MFA als schlecht* - wird das Thema Personalbindung immer wichtiger. Welche Kompetenzen und Maßnahmen dabei gefragt sind, darüber diskutierten die Experten auf einem aktuellen Panel von jameda, Deutschlands größter Arzt-Patienten-Plattform.

Dr. Berndt Birkner, Münchener Gastroenterologe und Moderatoren-Ausbilder im KBV-Qualitätszirkel, empfiehlt zwei Kernmaßnahmen für ein positives Arbeitsklima und weniger Mitarbeiterfluktuation: effektives Prozess- und Qualitätsmanagement. 

»Der erste Schritt ist die Analyse der Arbeitsabläufe, insbesondere bei der Patientenaufnahme und Terminvereinbarung,« weiß der erfahrene Arzt. »Stress entsteht oft durch eine unstrukturierte Arbeitsweise, bei der die Abarbeitung situativer Aufgaben, z.B. am Telefon, im Vordergrund steht.« Trotz enormen Patientenaufkommens in so mancher Praxis seien transparente Arbeitsabläufe und klare Zuständigkeiten der Schlüssel für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Zur Evaluation empfiehlt Dr. Birkner den Einsatz externer Berater: »Die sollen einen Tag lang mal nur die Rolle des Beobachters oder Patienten einnehmen, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu evaluieren.«

Nach der Analyse sind die sogenannten »Soft Skills« gefragt, denn internes Qualitätsmanagement beginnt immer auf Augenhöhe. Das betrifft v.a. eine positive Fehlerkultur, echte Wertschätzung und Teambildung. Jacob Stähle, Key Account Manager beim Personalvermittler HiPo Executive betont die Bedeutung individueller Förderung: »Als Arzt und Unternehmer sollte ich die Sorgen und Wünsche meiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur ernstnehmen, sondern immer auch Entwicklungsperspektiven aufzeigen, z.B. in Form von Fort- und Weiterbildungen.« Auch ein individuelles Ausbildungs- oder Einarbeitungskonzept sei zur Personalbindung unverzichtbar, da es die Identifikation mit der medizinischen Einrichtung erhöhe. Dazu könnte z.B. auch ein gemeinsames Frühstück der neuen Mitarbeiter beitragen.

Die Priorisierung von Behandlungsfällen, die Aufnahme von Patienten- und Anamnesedaten, telefonisches Terminmanagement und Dokumentation - alles Aufgaben, die oft wenig mit dem Grund zu tun haben, aus dem sich viele MFA für ihren Beruf entscheiden, nämlich Patienten persönlich Hilfe zu leisten.

»In der Standardisierung und Automatisierung von Schnittstellen zwischen verschiedenen Tools, die ohnehin bürokratischer Natur sind, liegt das große Potenzial der Digitalisierung,« erklärt jameda Fachberater Omar Nabi. »Denn dann bleibt mehr Zeit zur persönlichen Versorgung.« 

Damit digitale Lösungen diesen Vorteil aber auch ausspielen können, ist ein genaues Verständnis der praxiseigenen Arbeitsabläufe unverzichtbar. Auch wenn dabei Möglichkeiten zur Standardisierung und Automatisierung identifiziert werden, scheuen sich viele Praxisinhaber vor einer Umstellung, da sie gerade zu Beginn mit Kosten für Hard- und Software sowie Personalschulung rechnen. Hier empfiehlt sich eine Beratung durch Experten mit über zehnjähriger Erfahrung bei der Digitalisierung von Arztpraxen, z.B. von jameda.